(Informationen nach §§ 15, 16 KDG)
Mit der Nutzung des Hinweisgebersystems über das Hinweisgeberportal der Stiftung Scheuern werden Daten verarbeitet. Über diese Datenschutzerklärung erhalten Sie Informationen über die Verarbeitung personenbezogener Daten, über die Zwecke, die Fristen der Speicherung und über die Rechte beteiligter Personen.
Verantwortung Datenverarbeitung
Stiftung Scheuern
Am Burgberg 16
56377 Nassau
T. 02604 979-0
info(at)stiftung-scheuern.de
www.stiftung-scheuern.de
Datenschutzbeauftragter:
Der betriebliche Datenschutzbeauftragte des Verantwortlichen ist:
CURACON GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft
Am Mittelhafen 14
48155 Münster
Zwecke der Datenverarbeitung
Mit Hilfe des Hinweisgeberportals ist die Stiftung Scheuern in der Lage vertrauliche Daten entgegen zu nehmen, den Hinweisen nachzugehen diese zu sichern und diese zu bearbeiten.
Auf diese Weise wird sichergestellt, dass Menschen Verstöße gegen gesetzliche Grundlagen oder Regelungen des Unternehmens aufdecken können ohne Furcht vor Repressalien haben zu müssen.
Das Hinweisgeberportal steht allen offen und kann durch alle bedient werden. (Mitarbeiter*innen, Klient*innen, gesetzliche Betreuer*innen oder Geschäftspartner*innen oder sonstige dritte Personen.)
Der Hinweisgeber kann anonym agieren oder Kontakte hinterlassen. Eine Rückmeldung innerhalb von drei Monaten ist für die hinweisgebende Person zur betreffenden Eingabe garantiert.
Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung
Daten im Hinweisgebersystem werden auf der Basis gesetzlicher Bestimmungen verarbeitet Abs. 1 lit. d) KDG i.V.m. § 10 HinSchG), die für die verantwortliche Stelle im Rahmen des Betriebs eines Hinweisgebersystems gelten:
• Betrieb der Meldekanäle gem. § 16 HinSchG (Einrichtung, Gestaltung, verantwortlicher Personenkreis etc.)
• Verfahren bei internen Meldungen gem. § 17 HinSchG (Prüfung der Meldung, Kontaktpflege mit Ihnen als Hinweisgeber, Erbitten weiterer Informationen)
• Maßnahmen bzw. Folgemaßnahmen gem. § 18 (etwa interne Untersuchungen, Abschluss des Verfahrens, Weitergabe an eine zuständige Behörde für weitere Untersuchungen)
Die Informationen, die der Hinweisgeber über den Meldekanal übermittelt, enthalten personenbezogenen Daten. Diese müssen von der verantwortlichen Stelle verarbeitet werden, um den rechtlichen Verpflichtungen des HinSchG nachzukommen. Dies erfolgt ergänzend zur gesetzlichen Befugnis zu folgenden Zwecken (§ 10 HinSchG):
• Dokumentation der Meldungen gem. § 11 HinSchG
• Vertraulichkeitsgebot gem. § 8 HinSchG
Eine Weiterverarbeitung oder Übermittlung der Daten ist gegebenenfalls zur Verfolgung von Straftaten oder Ordnungswidrigkeiten oder zur Abwehr einer schwerwiegenden Beeinträchtigung der Rechte eines Dritten
erforderlich § 6 Abs. 2 lit. g), h) KDG).
Soweit neben der speziellen Befugnis oder der rechtlichen Verpflichtung erforderlich, werden personenbezogene Daten zur Wahrung berechtigter Interessen verarbeitet (§ 6 Abs. 1 lit. g) KDG). Dies erfolgt u.a. zum Zweck zur Erfüllung berufsmäßiger Verpflichtungen und Anforderungen.
Für den Fall, dass der Hinweisgeber eine Einwilligung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten (§ 6 Abs. 1 lit. b) bzw. § 11 Abs. 2 lit. a) KDG) für bestimmte Zwecke erteilt, ist die jeweilige Einwilligung Rechtsgrundlage für die dort genannte spezifische Verarbeitung. Wenn die Datenverarbeitung auf einer Einwilligung beruht, kann diese jederzeit durch eine Mitteilung gegenüber des Verantwortlichen mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. In diesem Fall werden die personenbezogenen Daten gelöscht, wenn es keine anderweitigen schwererwiegenden Interessen an oder gesetzlichen Pflichten für eine weitere Speicherung und Verarbeitung der Daten gibt.
Verarbeitung personenbezogener Daten
Bei Nutzung des Hinweisgebersystems werden die nachfolgenden personenbezogenen Daten verarbeitet:
• Name sowie Kontaktdaten des Hinweisgebers, wenn dieser nicht anonym bleiben möchte;
• Information, ob der Hinweisgeber im Verband beschäftigt ist bzw. welchem Bereich;
• Weitere personenbezogene Daten, die sich aus der Meldung ergeben können;
• ggf. die Namen und sonstigen personenbezogenen Daten zu Personen, der Personen, die in der Meldung oder der Folgekommunikation benannt werden.
Empfänger der Daten
Die personenbezogenen Daten werden im Falle einer Meldung nur weitergegeben, sofern dies zur Erfüllung vertraglicher und gesetzlicher Pflichten unbedingt erforderlich ist oder die innerbetriebliche Organisation die Weitergabe erfordert. Das bezieht sich nur auf Personen, die für die Entgegennahme von Meldungen oder für das Ergreifen von Folgemaßnahmen zuständig sind, sowie die bei der Erfüllung dieser Aufgaben unterstützenden Personen (§ 8 Abs. 1 Nr. 3 HinSchG).
Es bestehen jedoch gesetzliche Verpflichtungen zur Weitergabe, insbesondere nach § 9 Abs. 2 und 3 HinSchG. Demnach dürfen Informationen über die Identität einer hinweisgebenden Person oder über sonstige Umstände, die Rückschlüsse auf die Identität dieser Person erlauben, weitergegeben werden
• in Strafverfahren auf Verlangen der Strafverfolgungsbehörden,
• aufgrund einer Anordnung in einem einer Meldung nachfolgenden Verwaltungsverfahren, einschließlich verwaltungsbehördlicher Bußgeldverfahren,
• aufgrund einer gerichtlichen Entscheidung,
• die Weitergabe für Folgemaßnahmen Ihres Beschäftigungsgebers erforderlich ist.
In den ersten drei Fällen wird der Hinweisgeber vorab über die Weitergabe und die Gründe dafür informiert. Das gilt nicht wenn die Strafverfolgungsbehörde, die zuständige Behörde oder das Gericht mitgeteilt hat, dass durch die Information die entsprechenden Ermittlungen, Untersuchungen oder Gerichtsverfahren gefährdet würden.
Darüber hinaus setzen wir für den Betrieb des elektronischen Meldekanales Dienstleister (Auftragsverarbeiter nach § 29 KDG) ein, die wir vertraglich nach den gesetzlichen Vorgaben des KDGs verpflichten und deren Einhaltung wir überwachen. Dabei handelt es sich u.a. um Unternehmen aus den Bereichen IT-Dienstleistung, Telekommunikation, die zudem auch den Bestimmungen des TTDSG unterliegen. Bitte beachten Sie in diesem Zuge auch die im Meldeportal hinterlegen Hinweise zum Datenschutz.
Zeitraum der Speicherung personenbezogener Daten
Die personenbezogenen Daten werden für die Dauer der vertraglichen oder gesetzlichen Pflichten gespeichert und nach Zweckerfüllung oder auf Ihre Aufforderung hin unter Beachtung der entsprechenden gesetzlichen Aufbewahrungspflichten des Verantwortlichen datenschutzkonform gelöscht (§ 11 Abs. 5 HinSchG).
• Die grundsätzliche Löschpflicht der Dokumentation Ihrer personenbezogenen Daten beträgt drei Jahre nach Abschluss des Verfahrens.
• Die Dokumentation kann länger aufbewahrt werden, um die Anforderungen nach dem HinSchG oder
nach anderen Rechtsvorschriften zu erfüllen, solange dies erforderlich und verhältnismäßig ist.
Eine über den Zweck erforderliche Aufbewahrungspflicht besteht u.a. in folgenden Fällen:
• Erfüllung handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten nach z.B. Handelsgesetzbuch (HGB), Abgabenordnung (AO), Geldwäschegesetz (GwG). Die dort vorgegebenen Fristen zur Aufbewahrung bzw. Dokumentation betragen zwei bis zehn Jahre;
• Erhaltung von Beweismitteln im Rahmen der gesetzlichen Verjährungsvorschriften. Nach den §§ 195 ff. des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) können diese Verjährungsfristen bis zu 30 Jahre betragen, wobei die regelmäßige Verjährungsfrist drei Jahre beträgt.
Aautomatisierte Einzelfallentscheidungen oder Profiling
Im Rahmen des Hinweisgebersystems gibt es keine automatisierten Prozesse zur Bearbeitung- oder Entscheidungsfindung.
Datenübermittlung in ein Drittland
Eine Übermittlung in Drittländer ist nicht vorgesehen.
Pflicht zur Bereitstellung personenbezogener Daten
Für die Nutzung der Meldestelle als Hinweisgeber besteht keine Pflicht zur Bereitstellung personenbezogenen Daten. Dem Hinweisgeber steht es frei, den digitalen Meldekanal auch anonym für Meldungen zu nutzen.
Datenschutzrechte für Betroffene
Betroffene haben das Recht Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten zu erhalten.
Auch können sie die Berichtigung oder die Löschung ihrer personenbezogenen Daten unter bestimmen Bedingungen fordern.
Betroffenen steht weiterhin ein Recht auf Einschränkung der Verarbeitung ihrer Daten, d.h. auf Markierung der gespeicherten personenbezogenen Daten mit dem Ziel, ihre künftige Verarbeitung einzuschränken, zu. Schließlich kann Betroffenen auch ein Recht auf Herausgabe der von ihnen bereitgestellten Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zustehen.
Diese Rechte können Sie jederzeit unter der o.g. Adresse geltend machen.
Für den Fall, dass personenbezogenen Daten der Hinweisgeber auf Grundlage einer Einwilligung zu genutzt werden, kann diese Einwilligung jederzeit ohne Angabe von Gründen widerrufen werden.
Der Hinweisgeber hat das Recht, aus Gründen, die sich aus seiner besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung der betreffenden personenbezogenen Daten, die aufgrund von § 6 Abs. 1 lit. f) oder g) KDG) erfolgt, Widerspruch einzulegen. Die Verarbeitung der betreffenden personenbezogenen Daten erfolgt dann nicht mehr, es sei denn, es können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachgewiesen werden, dass die Interessen, Rechte und Freiheiten der verantwortlichen Stelle überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
Darüber hinaus hat der Hinweisgeber das Recht auf Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde, wenn dieser der Ansicht ist, dass eine Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten durch die verantwortliche Stelle gegen geltendes Datenschutzrecht verstößt.
Für die Stiftung Scheuern zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde ist:
Evangelische Kirche in Deutschland
Lange Laube 20
0159 Hannover
Telefon: +49 (0)511 768128-0
F.+49 (0)511 768128-20
info(at)datenschutz.ekd.de
www.datenschutz.ekd.de